ЭПД и электронные путевые листы 2026: какие перевозочные документы переходят на обязательный электронный формат с 1 сентября и исключения для бумажных документов

Несмотря на прямые нормы закона, на практике возникает много вопросов. Компании часто путают ЭПД и электронный путевой лист (ЭПЛ), не понимают, как распределяется контроль между ФНС, ГИБДД и Ространснадзором, и не знают, в каких ситуациях закон всё же разрешает использовать бумажные документы.

Ниже мы разберем полный перечень электронных перевозочных документов, которые станут обязательными с 1 сентября 2026 года. Покажем, какие из них касаются всех коммерческих перевозок, а какие — только специфических отраслей, и перечислим исчерпывающий список из 8 случаев, когда бумажный формат останется легальным.

ЭПД (электронные перевозочные документы) — это система электронных документов, сопровождающих перевозку от отправителя до получателя. Форматы ЭПД утверждаются ФНС. Все виды ЭПД передаются в государственную систему ГИС ЭПД через аккредитованных операторов информационных систем (ИС ЭПД) или, в установленных случаях, через оператора ГИС ЭПД. Контроль за различными видами ЭПД осуществляют разные ведомства в зависимости от их компетенции.

Обязательные ЭПД для всех коммерческих перевозок

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен по умолчанию; бумажный допускается в случаях, определённых приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

ЭТрН (электронная транспортная накладная) — основной документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Фиксирует коммерческие условия перевозки: грузоотправитель, получатель, характеристики груза, маршрут, подписи участников. Обязательна для всех участников коммерческих грузоперевозок. Контроль: ФНС (налоговый учёт, прослеживаемость), ФТС (для международных перевозок) и Ространснадзор (правила перевозок). Передаётся в ГИС ЭПД.

ЭЗЗ (электронный заказ-заявка) — в законе это два отдельных документа: «электронный заказ» (для разовых перевозок) и «электронная заявка» (при наличии договора об организации перевозок грузов). Оба фиксируют согласование параметров рейса и обязательства сторон до начала перевозки. С 1 сентября 2026 года оба документа по умолчанию формируются в электронном виде. Контроль: ФНС, Ространснадзор.

Важное уточнение: согласно ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Если организация перевозит свой груз собственным транспортом (без привлечения стороннего перевозчика) или грузополучатель забирает груз своими силами, договор перевозки не заключается, и ЭТрН не оформляется.

Случаи, когда допускается бумажный формат ЭТрН, заказа и заявки

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

• Перевозка военных грузов (Минобороны РФ как отправитель или получатель).
• Участие иностранных юрлиц (не аккредитованных в РФ) в качестве отправителя или получателя.
• Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
• Перевозка физлицам для личных, семейных, домашних нужд (не предпринимательских).
• Технические сбои программно-аппаратных комплексов (зафиксированные ГосСОПКА).
• Отсутствие доступа к интернету (в населённых пунктах по перечню Правительства).
• Самоперевозка (когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо).
• Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Обязательные ЭПД для специфических категорий перевозок

ЭПЛ (электронный путевой лист) — фиксирует эксплуатацию ТС: пробег, расход ГСМ, время работы водителя, отметки предрейсового медосмотра и техконтроля. Электронный формат обязателен с 1 сентября 2026 года при перевозке маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции (пиво, сидр, пуаре, медовуха) — согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944. Контроль: ГИБДД (проверки на линии). Также используется бухгалтерией предприятия (списание затрат, расчёт зарплаты).

Обязательные электронные экспедиторские документы

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен по умолчанию для всех экспедиторов; бумажный допускается только в случаях, определённых Минтрансом.

Форматы электронных экспедиторских документов утверждены Приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Согласно п. 4.1 ст. 4 ФЗ-87, объём документов напрямую зависит от модели работы экспедитора.

Если груз физически принимается экспедитором (например, забирается на свой склад или перевозится собственным транспортом), обязательны:

• ЭПЭ (электронное поручение экспедитору) — фиксирует задание экспедитору на перевозку груза и условия оказания экспедиционных услуг. Контроль: ФНС;
• ЭСР (электронная складская расписка) — подтверждает принятие груза на хранение экспедитором. Контроль: ФНС;
• ЭЭР (электронная экспедиторская расписка) — фиксирует факт принятия груза экспедитором от клиента и его ответственность за сохранность. Контроль: ФНС.

Если экспедитор только организует перевозку и не принимает груз физически, обязательно электронное поручение экспедитору (ЭПЭ).

Дополнительные виды ЭПД

Следующие документы включены в понятие «электронные перевозочные документы», однако в тексте ФЗ-140 для них не закреплена прямая обязанность электронного формата.

• ЭЗН (электронный заказ-наряд) — фиксирует условия предоставления транспортного средства в аренду с экипажем (фрахтование) для перевозки пассажиров или багажа. Оформляется по соглашению сторон при фрахтовании ТС. Контроль: ФНС, Ространснадзор;
• ЭСВ (электронная сопроводительная ведомость) — фиксирует факт передачи и приёма порожнего (пустого) или груженого контейнера. Применяется при контейнерных перевозках и передаче контейнеров. Контроль: ФНС, ФТС (при международных перевозках);
• ЭДФ (электронный договор фрахтования) — фиксирует обязательства фрахтователя предоставить транспортное средство (или его часть) для перевозки груза. Применяется при организации перевозки крупными партиями груза. Контроль: ФНС, Ространснадзор.

ЭПД для других видов транспорта

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен по умолчанию; бумажный допускается только в случаях, определённых Минтрансом.

• ЭГН (электронная грузовая накладная) для авиаперевозок (в законе: электронная грузовая накладная) — фиксирует условия и маршрут авиаперевозки груза. Обязательна для коммерческих грузовых авиаперевозок, в том числе международных. Контроль: Росавиация, ФТС (международные перевозки). Регулируется Воздушным кодексом РФ;
• Электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТрЖН или ЭЖД) — фиксирует условия, маршрут и факт приема груза к перевозке по железной дороге. Обязательна для перевозок грузов по железной дороге с 1 сентября 2026 года. Контроль: РЖД, Ространснадзор. Регулируется Уставом железнодорожного транспорта.

Запомните: ЭПД — это не один документ, а целая система электронных перевозочных документов. ЭТрН, ЭПЛ, заказ-заявка, экспедиторские документы — всё это элементы единой системы ГИС ЭПД. Каждый документ закрывает свою задачу: ЭТрН — коммерческие условия перевозки, ЭПЛ — работу машины и водителя, экспедиторские документы — организацию перевозки третьим лицом. Они не дублируют, а дополняют друг друга в рамках одной цифровой экосистемы.

Материал носит информационно-аналитический характер и отражает состояние законодательства на момент подготовки. Нормативные акты в сфере ЭДО и цифровизации перевозок регулярно актуализируются. Перед внедрением рекомендуем сверить регламенты с действующей редакцией законов или проконсультироваться с юристом.